業務の適正を確保するための体制に関する基本方針
当社は、会社法および会社法施行規則に基づき、「業務の適正を確保するための体制に関する基本方針」を以下のとおり定める。
1 取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
当社は、社会の一員として、また東北電力企業グループの一員として、法令および定款に適合し、公正・透明かつ効率的に事業活動を推進し、社会的責任を果たす。
取締役会を原則として3ヶ月に1回開催する。取締役会では、経営に関する重要な計画をはじめ、当社の業務執行の重要事項を決定するとともに、取締役から業務執行状況の報告を受け、また、取締役の職務の執行につき相互に監督する。
常務会を原則として月2回開催し、取締役会決議に基づき、全般的な業務運営の方針および計画ならびに重要な業務の執行について協議する。
当社は、企業行動指針を策定し、取締役は本指針ならびに東北電力サステナビリティ方針および東北電力グループ行動指針を率先垂範するとともに、その精神の徹底に努める。
また、社長を委員長とするコンプライアンス委員会を設置するとともに、コンプライアンス担当役員、各職場のコンプライアンス職場推進責任者およびコンプライアンス職場推進担当によるコンプライアンス職場推進体制をつくり、コンプライアンスを推進する。
更に、コンプライアンス相談窓口を開設し、相談者保護を図りながら相談案件の調査を行う等、適正に運用する。
なお、反社会的勢力からの不当な介入や要求に対しては、関連する社内規程等に基づき、毅然として対応する。
内部監査部門として、安全衛生、品質、環境保全に関しては、当該社内委員会事務局を担当する部門を、一般業務・業務全般に関しては業務監査部門をそれぞれ当たらせ、当社業務の有効性・効率性およびコンプライアンスを確保するための内部監査を実施し、その結果を社長に報告するとともに取締役会に報告する。
2 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
取締役の職務の執行に係る文書、電磁的情報、その他の情報について、社内規程に基づき、適切に管理・保存し、必要に応じて取締役が閲覧できる。
3 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、当社の業務執行に係るリスクについて、その内容に応じて、関連する社内規程に基づき、各部門または社内会議体等を活用する等、適切に対応する。
このうち、電源設備および一般産業用設備のメンテナンス会社の責務として重要な「安全衛生、品質、環境保全」に起因するリスク回避・管理を行うため、マネジメントシステムを導入しこれに対応する社内委員会を設置し,業務適正化を促し危機の未然防止に努める。
また、当社に対する危機および電力会社設備等への自然災害・原子力災害、情報安全に係わるリスクが現実化し、重大な損害の発生が予想され,または発生した場合は、社内規程に基づき社長を本部長とする対策本部を設置し被害の最小化に努める等、適切に対応するとともに、リスクおよび危機の未然防止等について危機管理委員会で検証等を行う。
経営に係る重要なリスクについては、取締役会に報告する。
4 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
代表取締役その他の業務執行取締役は、取締役会決議に基づき、当社の業務執行を行う。その際、経営環境の変化に迅速に対応するため、常務会や社内会議体および社内ネットワークシステムを活用する等、効率的な業務執行を行う。
代表取締役その他の業務執行取締役は、その職務の執行を効率的に行うため、次の措置を講じる。
- 経営の基本理念･方向性を使用人に徹底する。
また、経営に関する重要な計画等の各種計画を策定し、業務執行における重点施策、目標を明確化するとともに、実施結果の評価を行う。 - 業務執行は、組織および職務権限に関する規程に基づき、所定の手続きを経て行う。
- 取締役会等諸会議における報告、使用人との意見交換等により、経営に関わる情報を収集し、職務の執行に反映する。
5 使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
使用人は、代表取締役その他の業務執行取締役の指揮命令のもと、当社企業行動指針ならびに東北電力サステナビリティ方針および東北電力グループ行動指針等の規範を遵守し、組織および職務権限に関する規程に基づき、職務の執行を行う。
使用人の職務執行は、業務執行の決定手続きや報告等を通じて、取締役の監督を受ける。
コンプライアンス委員会の下、各業務機関単位に配置されたコンプライアンス職場推進責任者、コンプライアンス職場推進担当を中心に、企業行動指針の徹底、啓発活動等を行い、事業活動におけるコンプライアンス活動を推進する。
また、コンプライアンス委員会の下にコンプライアンス相談窓口を開設し、相談者保護を図りながら相談案件の調査を行い、相談内容が事実である場合は、是正措置および再発防止策を講じる。こうした取組みについてコンプライアンス委員会は、取締役会に報告する。
6 当社ならびに親会社および子会社から成る企業グループにおける業務の適正を確保するための体制
当社は、親会社との取引についても、重要な取引、または異例な取引については取締役会に付議し事前に承認を得る等、内容の妥当性を判断のうえ、適正に実施する。
- 子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制
当社は、企業グループにおける業務が適正かつ効率的に行われるよう、子会社に対し、重要事項について事前協議および報告を求め、適宜、指導・助言を実施する。 - 子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、子会社が策定した経営に関する重要な計画について、子会社から定期的に計画の進捗状況の報告を受け、子会社におけるリスクについて把握する。
当社は、子会社に対し、事前協議および報告を通じて把握した重要なリスクへの対応について、指導・助言を実施する。
また、子会社における重大なリスクの発生およびコンプライアンス違反について、取締役会に報告する。 - 子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社は、企業グループ経営に関する重要計画の周知、効率化施策の共同実施等、企業グループ経営を推進する。
当社は、子会社に対し、業務執行にあたっては、社内会議体を活用する等効率的に行うとともに、組織および職務権限に関する規程に基づき、所定の手続きを経て業務執行を行うよう、適宜、指導・助言を実施する。 - 子会社の取締役等および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
当社は、子会社に対し、当社企業行動指針ならびに東北電力グループサステナビリティ方針および東北電力グループ行動指針を踏まえて企業行動指針を策定する等、法令と法の精神の遵守を徹底するよう、適宜、指導・助言を実施する。
また、当社は、子会社のコンプライアンスの状況について、適宜、把握するとともに、コンプライアンスの担当責任者に対する指導・助言等によりコンプライアンスの徹底を図る。
当社のコンプライアンス相談窓口は、子会社の取締役、監査役および使用人からの相談も受け付ける。
また、相談案件の処理状況をコンプライアンス委員会に報告するとともに取締役会に報告する。 - その他当社および子会社から成る企業グループにおける業務の適正を確保するための体制
子会社における内部監査の状況を勘案し、必要に応じて直接内部監査を実施し、その結果を社長に報告するとともに取締役会に報告する。 - 親会社に関する業務の適正を確保するための体制
当社は、企業グループ経営を積極的に推進するとともに、コンプライアンスおよびリスク管理上重要な事項は、親会社へ報告または協議する等、適切な対応に努める。
また、状況に応じ、親会社の内部監査部門の内部監査を受入れ、コンプライアンスに関する課題、問題の把握に努める。
7 監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
監査役補助者は、若干名を置き、その中で事務局を定める。
8 監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性および当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
監査役補助者は、監査補助業務に関しては、監査役からのみ指揮命令を受ける。
9 監査役への報告に関する体制
- 取締役および使用人が監査役に報告をするための体制
取締役および使用人は、当社の業務執行上重要と判断した事項について、監査役に報告する。
取締役および使用人は、監査役が監査のために報告を求めた場合にはこれに応じる。
また、コンプライアンス相談窓口に対する取締役および使用人による相談案件の概要について、監査役に報告する。 - 子会社の取締役、監査役および使用人またはこれらの者から報告を受けた者が監査役に報告をするための体制
当社の取締役および使用人は、子会社における重大なリスクの発生およびコンプライアンス違反について、監査役に報告する。
また、当社のコンプライアンス相談窓口に対する子会社の取締役、監査役および使用人による相談案件の概要について、監査役に報告する。
10 監査役へ報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制
当社は、監査役へ報告した者に対して、報告したことを理由として不利な取扱いを行わない。
また、子会社に対し、監査役へ報告した者に対して、報告したことを理由として不利な取扱いを行わないよう、徹底する。
11 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払または償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
監査役がその職務の執行に伴い生ずる費用を請求するときには、当該請求に係る費用が職務の執行に必要がないと判断される場合を除き、これに応ずる。
12 その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役は、取締役会のほか、常務会、幹部会議等重要な諸会議に出席するとともに、当社が保存・管理する資料等を閲覧することができる。
代表取締役と監査役とは、経営環境や重要課題等について相互に認識を深めるため、定期的に会合を持つ。
監査役の監査成果を高めるため、内部監査部門は、内部監査の結果を監査役に情報提供する。